如何创建更快付款的设计发票

经营一个成功的平面设计业务需要的不仅仅是提供引人注目的设计。

许多自由职业者面临的一大挑战是有效管理财务，尤其是在发票方面。如果没有适当的发票系统，自由职业者可能会遇到延迟付款和争议，这最终会影响他们的现金流。

并非每个设计师都会在 InDesign 中为每个客户创建新发票。事实上，正如您很快就会看到的那样，许多人都会调整图形设计发票模板以节省时间并保持井井有条。

接下来，您将学习如何创建图形设计发票，以及加快付款流程的提示和策略。

如何创建图形设计发票

1. 选择免费的图形设计发票模板

首先，创建发票模板。

有以下几种选择：

• 使用 Adob​​e Illustrator 或 InDesign 为发票创建基本模板。

• 使用互联网上的发票模板。

• 注册适合自由职业者的会计软件并使用其发票模板。

使用会计软件中的发票模板是一个不错的选择。这还将把您的所有账单和会计信息保存在一个地方。然而，缺点是您无法按照您的意愿自定义模板。

但对于像 Shelly Lim这样的设计师来说，这没关系。

“当我刚开始自己​​创业时，我是在 InDesign 中设计每张发票的，” 自由演示设计师 Lim 说道。 “虽然作为一名设计师，这对我来说最有意义，因为能够完全控制并制作设计完美的发票，但这是耗时的，难以跟踪每张发票，而且在纳税时间到来时也很痛苦。

“然后，我开始使用免费会计软件——我使用 Zoho——一切都改变了！我对发票设计的控制权较少，但它节省了我大量的时间和精力，这是值得的。此外，我仍然可以将 PDF 导入 Illustrator 中进行整理，然后再发送出去。”

您可以在线找到 图形设计 发票模板来满足您的需求。它们还有不同的格式，例如 Word、Excel、Google 文档和 PDF。

无论您采用哪种方法，这里的目标都是巩固要使用的模板。这样，当需要开具发票时，您可以在几分钟内填写并发送给客户。

2.添加基础知识

好的，现在您已经有了模板。下一步就是填写它。

您的发票至少应包括：

• 标题：包括您的徽标或公司名称以及“发票”一词。

• 您的信息：您的全名或公司名称、地址、电话号码和电子邮件地址。

• 客户信息：您客户的姓名或公司名称、地址以及联系方式。

• 发票号码：用于跟踪目的的唯一号码。如果这是您的第一张发票，请从 001 开始。

• 发票日期：您开具发票的日期。

• 付款到期日：您请求付款的日期。

• 务逐项列表：提供的服务的详细列表，每项服务后附有简要说明。

• 费率/价格：提供的每项服务的成本。这可以是每小时费率或项目费用。

• 数量：工作小时数/天数或交付的产品数量，具体取决于服务的性质。

• 应付总额：客户应支付的总金额。这通常会分解为小计（如果包括税费、折扣或附加费用）。

• 付款条件：任何附加条款，如滞纳金政策、首选付款方式（如转账或信用卡）、银行账户信息等。

• 感谢信：感谢客户的业务的小便条。

💡提醒： 通过填写每个客户的独特信息来定制您的发票。请务必准确详细说明所提供的服务

3. 定制您的品牌

您的发票是您作为设计师品牌的延伸。它应该代表你是谁以及你的创意审美。

将其视为展示您的技能和专业精神的机会，而不仅仅是向客户收费的方式。

以下是品牌发票的示例。

需要调整的一些要素是：

• 徽标：在发票上注明您的徽标。它应该与您在网站、社交媒体和 Dribbble 等数字作品集上使用的相同。

• 配色方案：调整发票以匹配您的品牌颜色。

• 版式：使用与其他品牌材料相同的字体。

• 图片：根据您的品牌，您可能需要添加图片或图形。

• 语气：客户甚至会注意到发票中的语言。无论是专业的还是休闲的，都要与您的整体信息保持一致。

4.仔细检查客户详细信息

发票中最轻微的错误都可能导致付款延迟。没有人想要这样。仔细检查您客户的公司名称和地址是否正确。另外，请确保您拥有正确的联系人详细信息，包括姓名、角色和电子邮件地址。

另一件需要注意的事情是付款条件。如果您在合同中同意 net-30，但在发票中包含 net-15，您的客户将会感到困惑。

5. 跟进

您已寄出发票并准备好接受付款。但你的工作还没有结束。定期跟进客户，以确保您按时收到付款。

• 到期日之前的提醒（第 23 天，对于 30 天的付款期限）：如果您设置了 net-30 期限（这是最常见的），请在到期日之前一周发送温和的提醒。有时客户很忙而忘记处理付款。这会给他们一点推动。

• 到期日（第 30 天）：发送友好提醒，告知客户付款到期。

• 过帐日期（第 30 天及以后）：如果客户仍未付款，请多跟进几次。保持专业并记住太多的提醒会让你们的关系紧张。

“我过去常常害怕跟进逾期的发票，认为我很令人讨厌，或者我会在到期日之后等待一两周才发送电子邮件，”  Lim 解释道。 “现在，我会在截止日期过后几天才办理入住。我几乎总是能立即得到回复，这总是有助于更快地获得报酬。”

发票平台是这里的关键。它会在截止日期之前和之后自动向客户发送提醒。

设计发票的技巧

以下是制作引人注目的发票的一些技巧：

• 创建美观且实用的布局：确保发票的布局清晰且易于阅读。您的创造力不应损害文档的功能。

• 个性化您的发票：考虑如何为每张发票添加个人风格，无论是草图、感谢信还是独特的数据表示形式。这可以为您的客户创造积极的体验。

• 使用专业工具：使用 Adob​​e Illustrator 或 InDesign 等设计软件来创建发票。还有一些带有自定义选项的在线发票平台可以节省您的时间。

• 修改和完善：最后，始终对修改和完善发票设计持开放态度。随着您的风格或品牌的发展，发票的外观也应该随之发展。

平面设计发票常见问题解答

什么是平面设计发票？

图形设计发票是您向客户提供服务后发送给他们的账单。它提供了您已完成工作的详细记录，并包括付款请求。发票作为您和您的客户的交易的合法记录。

为什么拥有发票很重要？

发票很重要，因为它是正式的付款请求，记录所提供的设计服务，并帮助买方和卖方跟踪其财务状况。

平面设计发票应包括哪些内容？

平面设计发票应包括设计师的联系信息、客户的详细信息、所提供服务的描述、所需时间、费率、应付总额、付款条件和到期日。

自由发票应该是什么样子？

自由职业发票应该看起来专业、清晰，包含自由职业者的联系信息、客户的详细信息、已完成工作的详细分类等元素，以及费率、应付总额、付款条件和到期日。